Gérer son temps au travail [Organisation #1]

La reprise du travail est arrivée, vous ne me croyez peut-être pas mais je me sens boostée avec une envie de bien faire et surtout de profiter à fond de mes deux louloutes. Je compte écrire une série d'articles sur l'organisation de notre vie  à quatre en espérant que cela puisse aider les mamans qui se posent des questions sur leur organisation.

Mon but : éviter le stress et avoir des moments de qualité avec ma famille.

Aujourd'hui mon premier article portera sur l'organisation au travail. Figurez-vous qu'il y a quelques années j'ai demandé à suivre une formation sur la gestion du temps. Nous avons pas mal parlé de l'organisation temps privé / travail, mais aussi de méthodes pour être plus efficace au travail. Comme par exemple, éviter d'être dérangé car ensuite il est très difficile de se replonger dans ses dossiers.

1. Tout doit être planifié ... même l'imprévu

A force de répondre à toutes les sollicitations, on peut très vite se retrouver débordé : le problème c'est qu'il est trop tard, et qu'il aurait fallut planifier ses activités avant !

Bon quand je dis tout planifier, je ne pense pas aux activités qui ne demandent que peu de temps comme répondre à un mail ou passer un coup de fil. Pour les dossiers de plus grande ampleur, ma méthode est donc :

- de le découper en plusieurs actions si c'est un gros dossier ;

- d'estimer le temps nécessaire à chaque action ;

- de noter la / les dead line ;

- avec ces informations, je n'ai plus qu'à sortir mon agenda et noter le temps qu'il est prévu d'y passer.

Et ensuite il faut s'y tenir ! Mais il sera plus facile de refuser un rendez-vous s'i lest écrit noir sur blanc dans son agenda que quelque chose d'autre est prévu.

Sauf que vous le savez bien, il y a toujours des imprévus ! C'est pour cela que je me garde dans l'idéal une journée, le plus souvent une demi-journée "bureau" par semaine pour pouvoir traiter l'imprévu sur mes heures de travail et non pas à la maison.

2. Découper sa journée

Vous l'avez peut-être remarqué, mais il est impossible de rester concentré une journée entière. Il faut donc profiter des moments de la journée où l'on est le plus efficace pour les dossiers ardus. Voici dans l'idéal comment j'organise ma journée au bureau :

- A l'arrivée au bureau je ne regarde pas mes mails et je n'ouvre pas internet ! Urgent ? Et si j'avais été en déplacement aujourd'hui, je n'y aurais pas répondu non plus.

- Je me plonge directement dans mes dossiers. Le top serait de ne prendre aucun coup de fil et que mon assistante note les personnes à rappeler, mais je n'ose pas toujours le faire.

- Au bout d'1h30 / 2h, pause café !

- Le reste de la matinée est consacré aux activités moins intenses : lire et trier les mails, rédiger les courrier, rappeler les personnes qui ont essayé de me joindre ...

- Vraie pause du midi (j'y consacrerai un article)

- Nouvelle période de travail intense

- Mini pause

- En plus des  petites activités : organisation du lendemain et des jours à venir. Dossiers prévus, si j'ai une réunion je vérifie le lieu, les horaires. 

- Les dernières choses à faire avant de partir : je remplis ma to-do liste pour le lendemain qui sera le premier document que je lirai en arrivant. Je sors les dossiers en question et la journée au boulot est terminée.

Je vous rassure, régulièrement je ne m'y tiens pas !

3. Gestion des déplacements / réunions / rendez-vous

J'ai de moins en moins de scrupules face aux réunions mangeuses de temps : je me demande clairement si j'ai besoin d'y aller ou non. Si je me dis que non, je dis à mon chef pour l'informer que je ne vois pas d'intérêt à aller à cette réunion. Dans les 3/4 du temps il est d'accord avec moi.

Pour certains déplacements, je négocie aussi pour transformer les réunions lointaines en réunion téléphonique ou en visioconférence. Et hop, deux heures de transport de gagné !

4. Les bons outils

Pas de bon travail sans ses bons outils :

- mon super agenda, format A4 pour y glisser mes courriers

- mon super cahier dans lequel je note tout et surtout ce qui concerne mes appels (finies les feuilles volantes).

- stylos et surligneurs de toutes les couleurs : dans mon cahier je surligne en bleu les noms / prénoms / n° de tel des personnes qui m’appellent : plus facile à repérer quand on y revient deux semaines après. En jaune : les choses à faire...

Et vous, quelle organisation dans votre travail ?